Hier is de checklist die we gebruiken bij nieuwe klantopdrachten om openhartige gesprekken te faciliteren. Tegelijkertijd helpen we het om haar capaciteiten te vergroten om conflicten in te kunnen zetten voor teamverbindingen en -resultaat.
1. Een neutrale facilitator aanstellen
Hoe gevoeliger het onderwerp, hoe belangrijker het is dat de facilitator neutraal is. Dit betekent niet per se dat de facilitator altijd extern moet zijn. We zien dat volwassen teams hun eigen openhartige gesprekken faciliteren. De rol van de facilitator kan rouleren, afhankelijk van de vraag: wie is neutraal op dit onderwerp en in staat om dit gesprek te faciliteren? De facilitator bereidt het proces voor en de fysieke ruimte (2), stelt de intenties vast (3), legt de basisregels uit (4), ondersteunt de emotionele regulatie (5) en zorgt ervoor dat de follow-up (6) wordt afgesproken en uitgevoerd. De facilitator zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt en dat het gesprek respectvol blijft.
2. Fysieke omgeving
Een comfortabele ruimte voelt veilig aan en stimuleert een open dialoog. Dit betekent goede verlichting, comfortabele zitplaatsen en minimale afleidingen. Een volledig open raam waar mensen naar binnen kunnen kijken, is niet bevorderlijk om een moeilijke realiteit onder ogen te zien. We hebben plaatsen nodig waar we 'off-stage' kunnen zijn om dingen door te spreken. Ruimtes kunnen te groot of te klein zijn. Facilitators zetten de toon met de inrichting van de ruimte door de juiste fysieke nabijheid te beoordelen. Persoonlijke ruimte en grenzen zijn belangrijk, en te veel ruimte maakt het moeilijker om verbinding te maken. Tijdens de Covid-periode ontdekten we dat fysieke afstanden vaak te groot waren om persoonlijk contact te maken.
3. Stel een duidelijk doel en intenties vast
Verduidelijk het doel: bepaal waarom je het gesprek voert. Is het voor groei, begrip of overeenstemming? Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit met het doel. Nodig de groep uit om met nieuwsgierigheid naar het gesprek te kijken en een bereidheid om te luisteren in plaats van steeds direct te reageren. Moedig mensen aan om hun kwetsbaarheid te tonen. Het is waardevol om je gevoelens, zorgen of onzekerheden te uiten.
4. Stel basisregels op
In elke teamsituatie beïnvloeden machtsdynamieken (functie, leeftijd, rol, ras, etc.) het gesprek. Om ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord, vooral van degenen die zich minder machtig voelen, helpt het om basisregels op te stellen op een manier waarop het team zich eigenaar voelt van de regels, zodat de facilitator geen scheidsrechter hoeft te worden.
- Respecteer grenzen: Zorg ervoor dat iedereen het recht heeft om grenzen te stellen over waar ze zich comfortabel bij voelen om over te praten, en respecteer deze grenzen.
- Confidentialiteit: Benadruk dat alles wat in het gesprek wordt gedeeld, binnen de ruimte blijft. Dit bouwt vertrouwen op en maakt dieper delen mogelijk.
- Gebruik "Ik" uitspraken: Moedig aan om "Ik voel" of "Ik denk" te gebruiken om persoonlijke ervaringen te delen, in plaats van beschuldigende of generaliserende uitspraken te doen. Dit vermindert defensiviteit en bevordert empathie.
- Onderbrekingen: Geef iedereen de gelegenheid om te spreken zonder onderbroken te worden. Dit helpt om ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord en gewaardeerd.
5. Ondersteun emotionele regulatie
Facilitators reguleren emoties door mensen tijd te geven om te verwerken en te reflecteren op wat er is gezegd, hoe dat voelt en hun reactie te overdenken. Facilitators kunnen non-verbale signalen herkennen door aandacht te geven aan lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen. Deze signalen spreken boekdelen en ze benoemen en erkennen creëert dieper begrip. Facilitators mitigeren spanningen; als dingen verhit raken, pauzeren ze het gesprek, vatten de feiten, gevoelens en metaforen samen en richten de groep opnieuw op het gedeelde doel. In momenten van verhoogde emoties begeleiden facilitators iedereen om een paar diepe ademteugen te nemen. Dit reguleert de gevoelens en herstelt de rust.
6. Follow-up
Teams leren om af te stemmen voor onderling begrip heeft geweldige resultaten opgeleverd. Het samenvatten van de belangrijkste punten zorgt ervoor dat verschillende perspectieven correct zijn begrepen. Het biedt ruimte voor reflectie en stelt mensen in staat om de samenvattingen aan te passen. Het is op zichzelf een laatste voortgangscontrole. Als er voldoende vooruitgang is geboekt, is de stap naar actie cruciaal. Het momentum is nu aanwezig. Maak duidelijke afspraken over de acties die ondernomen moeten worden, en hoe men elkaar verantwoordelijk kan houden. Organiseer ondersteuning waar nodig. Het afstemmen met de deelnemers om te zien hoe ze zich voelen, is een goede manier om te laten zien dat je om hen geeft.
Door te focussen op gedeeld doel, respect en empathie creëer je een omgeving die mensen in staat stelt om openhartige gesprekken te voeren met authenticiteit, moed en kwetsbaarheid. Deze gesprekken vereisen tijd en geduld om vertrouwen en begrip in het team op te bouwen, omdat de aard van de onderwerpen gevoelig is.
